Hemos comentado en artículos anteriores que los errores en las cuentas anuales se corrigen, generalmente, con un ajuste que debe hacerse tan pronto como el error se detecte. El ajuste contable se refleja en el ejercicio en el que el error fue detectado. El ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto a la partida de reservas. Aparte de esto, debe informarse en la memoria de ese ejercicio para que quede constancia y no de lugar a equívocos.
Si el error contable se detecta después de haber transcurrido el plazo de formulación, y antes de ser aprobadas (antes del 30 de junio), y el error tiene un efecto significativo sobre las cuentas anuales, éstas deberán ser reformuladas. Hay que tener muy en cuenta que las cuentas tan solo deberán ser reformuladas en situaciones de carácter excepcional y máxima relevancia en relación con la situación patrimonial de la empresa.
En este caso, al no haber sido aprobadas por los socios, las cuentas del ejercicio no son definitivas y las posibles modificaciones que puedan resultar serán directamente imputadas a efectos contables (y por ende fiscales) al propio ejercicio de donde proceden los hechos, debiendo ser reelaboradas, y previa definitiva aprobación por la Junta, depositadas en el Registro Mercantil. Es decir, si percibimos un error con el ejercicio ya cerrado pero aún no se ha producido la aprobación de la Junta, podemos corregirlo y volver a plantear a aprobación unas nuevas cuentas.
La reformulación sólo es aplicable con anterioridad a la aprobación de las cuentas anuales. Una vez aprobadas por la Junta General y transcurridos los plazos de impugnación cualquier modificación «deberá ser contabilizada en el ejercicio en curso. Esto implica que si las cuentas de 2015 ya han sido aprobadas y detectamos algún error, éste se contabilizará en 2016, utilizando para ello las cuentas 679 y 779.
La subsanación de unas cuentas ya depositadas puede hacerse en caso de que el contenido de las mismas sea totalmente erróneo o si el error detectado es de gran importancia y distorsiona el principio de imagen fiel que deben ofrecer.
No obstante, si se trata de un error concreto, debemos asegurarnos de que procede esta subsanación y de que no puede corregirse en el ejercicio corriente. Hay que tener en cuenta que el contenido ha podido ofrecerse a terceras personas que lo hayan solicitado.
Consultar unas cuentas depositadas ofrecería pocas garantías si pueden sustituirse por otras sin más.
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