Albarán y factura, parecen lo mismo pero no lo son. Cuando hablamos de los documentos que sirven para deducir un gasto, siempre recalcamos que es imprescindible la factura, sobre todo con la deducción del IVA porque el reglamento del IRPF y Sociedades admiten otros justificantes. La factura debe contener todos los datos recogidos en el Reglamento de Facturación pero, el problema surge cuando la confundimos con un albarán o una nota de entrega.
Primer paso para tenerlo claro: el albarán nunca equivale a una factura a efectos fiscales. Segundo paso: no tiene la misma validez si queremos hacer cualquier reclamación de cobro. Es decir, un albarán es un mero documento de entrega cuyo contenido se refleja posteriormente en una factura. Una sola factura puede contener la información de varios albaranes, correspondientes a varias entregas de mercancía realizadas.
¿Qué información contiene el albarán?
El albarán debe contener todos los datos tanto del proveedor como del cliente, aunque a veces los del cliente aparecen incompletos, mencionando tan solo el nombre. Debe incluir, además:
* El número del documento. Al igual que las facturas, los albaranes deben ir numerados con una serie propia.
* La fecha de emisión.
* La fecha y lugar de entrega de la mercancía
* La descripción de los productos entregados, indicando su número.
Los albaranes pueden contener el precio de la compra para evitar equívocos, normalmente sin desglosar los impuestos. Esta es una de las razones que pueden hacer que se confunda con una factura, pues tan solo se diferencian en que llevará impreso el término “albarán” o “nota de entrega” en la parte superior, de modo que resulte visible.
¿Es obligatorio conservar los albaranes con las facturas o podemos destruirlos?
Depende. Hay veces en que la factura no detalla el contenido del albarán sino que tan sólo contiene una relación de los albaranes entregados. En tal caso, si destruimos los albaranes nos quedaremos sin la descripción del contenido y no podremos justificar lo que hemos comprado. Y esa justificación puede ser necesaria. Por tanto podemos concluir que en estos casos sí habrá que conservar los albaranes unidos a la factura hasta el plazo de prescripción establecido en la ley.
