Hablar de empresas y autónomos sin mencionar la palabra factura es algo que no tiene mucho sentido.
¿Por qué?
La factura es uno de los documentos más esenciales que toda empresa o autónomo debe manejar sin ningún tipo de error. Es algo que debe está mimetizado con su día a día y sin lo que no se entiende la actividad que realicen.
Su importancia es tal, que sin ellas la gestión de nuestro negocio sería totalmente inviable. No sólo son la prueba de cobros y pagos sino que nos aporta una radiografía de nuestra empresa a nivel contable.
A lo largo de esta guía detallaremos todo lo que necesitas saber para entender cómo funciona la facturación y cómo crear facturas perfectas.
¿Estás preparado/a?
¡Allá vamos!
Capítulo 1. ¿Qué es una factura?
Capítulo 2. ¿Para qué sirve una factura?
Capítulo 3. ¿Qué tipos de facturas existen?
Capítulo 4. La factura electrónica
Capítulo 5. Cómo hacer una factura sin errores
Capítulo 6. Errores que debes evitar a la hora de hacer una factura
Capítulo 7. Las preguntas más frecuentes sobre facturación
Capítulo 1. ¿Qué es una factura?
Podemos definir la factura como un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio.
Pero la factura es algo más que eso.
Se trata de un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.
Se demuestra también que la operación es válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
En definitiva, la factura es el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Capítulo 2. ¿Para qué sirve una factura?
Tal y como hemos adelantado, la factura es el justificante que acredita que una operación comercial se ha realizado correctamente.
Es la prueba que demuestra que se ha producido un servicio por el que se ha cobrado una cantidad determinada.
Un dato básico, el vendedor ha de presentar factura si quiere exigir un pago no realizado.
Toda empresa o autónomo está obligado a expedir factura.
Además, también es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra).
Digamos que es justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes.
A su vez, para la empresa es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado.
Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos tributarios. Y a eso habrá que añadir que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
Capítulo 3. ¿Qué tipos de facturas existen?
En el mundo de los negocios existen varios modelos de facturas, pues no hay una que sirva para todas las operaciones.
Existen 5 clases de facturas principales que dependiendo de su uso.
Factura ordinaria
Es la factura de uso más frecuente, por lo tanto, la más fácil de reconocer.
Esta factura es la prueba de una operación económica, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio.
Debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación: dirección de quién emite la factura, quién la recibe, el importe de la transacción, etc.
(Veremos estos detalles con más detenimiento más adelante)
Debes saber que los otros tipos de factura únicamente cumplen la función de modificar o agilizar el procedimiento de esta.
Por lo tanto, las otras facturas se emiten teniendo la factura ordinaria como base.
Factura simplificada
Este tipo de factura se diferencia de las ordinarias en que no contiene los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe), a no ser que éste lo solicite para poder deducir el gasto.
A su vez, la cuota de IVA no aparece desglosada, sino que solo indica el porcentaje poniendo “IVA incluido”.
Este tipo de factura entró en vigor con el Reglamento de Facturación en 2010. Sustituye a los famosos tickets tan utilizados en el pequeño comercio(librerías, carnicerías y tiendas de ultramarinos, droguerías…..).
¿Cuándo se pueden emitir facturas simplificadas?
Es posible emitir facturas simplificadas en si se da alguna de estas 4 situaciones:
- El importe de la operación no supere los 400 euros (IVA incluido).
- Se trate de facturas rectificativas.
- Lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria.
- Se trate de operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, que permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido).
Aquí puedes ver con más detalles cuáles son las operaciones que permiten la expedición de tickets.
¿Cuándo no se pueden expedir facturas simplificadas?
No se pueden emitir facturas simplificadas en las siguientes operaciones:
- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
- Ventas a distancia.
- Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
- Las operaciones no localizadas en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido fuera de la Unión Europea (UE); o cuando la operación se localice en otro Estado Miembro (EM) y se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP).
¿Cuándo se puede deducir el IVA con factura simplificada?
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:
- NIF del destinatario y domicilio.
- Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Factura proforma
La factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial, por lo tanto, carece de valor a efectos fiscales.
No puede utilizarse como justificante de una operación ni como garantía de compra. Tampoco tiene valor contable.
Suele contener la misma información que una factura normal. Sólo cambia en la serie numérica, que debe ser diferente.
Lo más importante es que se debe mencionar de manera específica su naturaleza de “proforma”.
La factura pro-forma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar. Pero su validez legal tan solo tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los pactos acordados.
La emisión de este tipo de factura suele ser previa a la realización de la operación, pero no supone un compromiso de que ésta se vaya a realizar ni una obligación de pago.
La factura proforma no supone ningún compromiso ni obligación de pago.
Debe existir una aceptación por parte aquel que la recibe que se plasmará en una factura ordinaria una vez hecha la transacción.
Hay que tener mucho cuidado con confundir la factura proforma con una factura ordinaria, ya que no es válido para su presentación en la Agencia Tributaria en revisiones de impuestos.
Conviene comprobar rigurosamente que no hemos incluido facturas proforma en el cálculo de nuestras liquidaciones y declaraciones.
Factura rectificativa
Hasta la entrada en vigor del Reglamento de Facturación, eran conocidas como facturas de abono.
Se trata de una factura de venta pero con signo negativo y detalla alguna corrección en la factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario.
Si se emite una factura rectificativa con todos lo datos correctos, se entenderá que sustituye a la original, mientras que si se recoge tan solo la corrección, ambas serán válidas.
Además, existe un plazo para su emisión.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura rectificativa?
Los requisitos que debe cumplir la factura rectificativa son los mismos que los de cualquier factura, pero contendrá además:
- La indicación de que se trata de una factura rectificativa.
- Los datos para identificar la factura que modifica (número y fecha).
- Una numeración diferente.
- La causa de su emisión y el detalle de la rectificación efectuada.
Factura recapitulativa
Como su propio nombre indica, esta factura permite recapitular o agrupar varias operaciones con un mismo destinatario en un mes natural.
Tiene el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que deberá cumplir los mismos requisitos básicos.
Por esta razón, la factura recapitulativa debe mostrar el valor total de las ventas del mes y debe contener una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.
Para que el documento sea válido, es necesario anular dichas facturas. Es una manera de agilizar y simplificar las relaciones comerciales.
Capítulo 4. La factura electrónica
“Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel”.
Así de claro lo deja el Ministerio de Hacienda.
Y es que, la factura electrónica se implantó con el objetivo de simplificar el proceso de facturación, adaptándose al mundo digital en el que vivimos.
Hay que recordar que la factura justifica una operación, ya sea una entrega de bienes o prestación de servicios.
Hasta aquí todo igual que las facturas “de siempre”.
Pero la cosa cambia cuando la factura se expide y recibe en formato electrónico.
Eso sí, no confundamos.
Una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica.
El motivo es que, para que una factura sea considerada como factura electrónica y, por lo tanto, con validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).
¡No te preocupes! Si utilizas software para hacer facturas, te indicará cómo usar la firma electrónica.
Ventajas de las facturas electrónicas:
- A pesar de las desconfianzas y temores, la factura electrónica trae consigo una serie de ventajas como:
- Reduce los costes que implica la emisión de dicho documento en papel.
- Aligera el tráfico de la facturación.
- Facilita las transacciones económicas.
- Reduce las cargas administrativas.
- Incrementa la seguridad jurídica en el tráfico económico.
- Equipara la factura de papel y la electrónica.
- Elimina los tickets.
- Crea dos tipos de facturas: la ordinaria y la simplificada.
Equiparar las facturas es uno de los objetivos principales de Comisión Europea por lo que no se producen cambios, por ejemplo, en el plazo de conservación de las facturas.
Uno de los requisitos fundamentales a tener en cuenta antes de emitir una factura electrónica es que debemos contar con el consentimiento del receptor para aceptarla en este formato.
Lo más recomendable es que ese consentimiento sea previo al envío.
Por otro lado, la comisión europea y el ordenamiento español exigen la autenticidad de la factura, la integridad.
Es decir, que no se haya alterado ni modificado y la legibilidad como aspectos fundamentales.
En caso de que nos requieran acreditar dichos requisitos se admite cualquier medio de prueba, aunque los más usados son la firma electrónica, el sistema de intercambio de datos u otro tipo de medios con la autorización de la Agencia Tributaria.
Capítulo 5. Cómo hacer una factura sin errores
Llega el momento de enfrentarse a hacer una factura.
La obligación de facturar comienza en el momento en el que se entrega un bien, se presta un servicio o si hay pagos anteriores. Es decir, cuando exista la entrega de bienes o se realice una prestación de servicios y se entienda realizada en el territorio sujeto a un impuesto.
De esta forma es obligatorio expedir un documento mercantil que refleje toda la información de compraventa: la factura.
En ella aparecen obligaciones fiscales y jurídicas.
Partes de la factura que deben aparecer obligatoriamente
¿Qué elementos debe contener una factura de forma obligatoria?
1. Palabra FACTURA
Es obligatorio, por muy obvio que parezca, incluir de forma bien visible la palabra “factura” en el documento.
Principalmente sirve para diferenciar la factura de otros documentos como los presupuestos, albaranes o incluso otro tipo de factura (rectificativa, recapitulativa, etc…).
Sea cual sea el tipo de factura o documento, debe ir reflejado para que no haya lugar a error.
2. Número y fecha de factura correlativa
No sólo se indica por seguir un orden sino que, además, se trata de cumplir con el Reglamento de Facturación.
Es una forma de evitar “trampas” a la hora de presentar el IVA trimestral, principalmente.
En caso de error en una factura, no podemos eliminarla y “hacer que desaparezca”. En todo caso se recurrirá a una rectificativa (¡y ojo que éstas deben seguir un número o serie diferente a las normales!).
3. Identificación completa del emisor
Deberás mostrar correctamente y de forma visible al menos estos datos:
- Nombre
- NIF o CIF
- Domicilio social
4. Identificación del receptor
Aunque no siempre es obligatorio, es más que aconsejable que lo detalles.
Los datos mínimos son los mismo que los de identificación del emisor. Es decir: nombre, NIF o CIF y domicilio.
La razón es muy sencilla. Para deducir esas facturas es necesario saber dónde van y a quién.
5. Descripción del concepto
Esta descripción debe realizarse de manera rigurosa. Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.
6. Base imponible sobre la que girarán los impuestos o retenciones.
La base imponible es el precio sin impuestos de los bienes o servicios.
Es decir, al precio total le restamos el porcentaje de IVA y obtenemos la base imponible.
Es un dato que puede no aparecer siempre pero que se considera implícito dentro del resto de datos.
Para entenderlo, con la información que obtenemos en la factura (precio total e impuestos) podemos saber fácilmente cuál es la base imponible o precio de lo facturado sin impuestos.
7. Tipo de IVA aplicado
Existen tres tipos de IVA en función del porcentaje que se aplica al precio de venta:
- IVA general: es el 21% y se aplica a la mayor parte de los productos y servicios.
- IVA reducido: es el 10% y se aplica sobre todo a los artículos de alimentación (excepto a las bebidas alcohólicas), productos farmacéuticos o equipos médicos, servicios de transportes (billete de tren, de metro…) y servicios de hostelería, entre otros.
- IVA superreducido: es el 4% y se aplica a productos de primera necesidad: pan, leche, huevos, verduras…, libros, periódicos o revistas, medicamentos y prótesis, entre otros.
Hay casos en los que el artículo que se vende o el servicio no lleva IVA.
Ocurre esto, por ejemplo, con la venta de lotería, seguros, los servicios de enseñanza, actividades sanitarias… por mencionar algunos.
8. Cuota de IVA
Es el resultado obtenido de multiplicar la base imponible por el tipo de IVA.
Es decir, la cantidad que pagamos de IVA en base al precio total del bien o servicio que hemos adquirido.
9. Total de la factura
Se trata de la cantidad que debe pagar el cliente en total.
Es el precio final en el que ya se incluyen retenciones e impuestos y se han aplicado descuentos, en caso de haberlos.
Contenido adicional que puede aparecer en las facturas
Además de los puntos antes mencionados, existen otros elementos que, sin ser obligatorios, son más que aconsejables incluirlos para que la factura cumpla totalmente con su cometido.
A. Forma de pago. Podría ser en efectivo, por transferencia bancaria, pago con tarjeta, etc.
B. Descuentos. Si lo hubiera deben aparecer detallados. Puede indicarse el total y también la cantidad desglosada, en caso de que haya descuentos por varios motivos.
C. Observaciones. Puede añadirse, en caso de que fuera necesario, una breve descripción sobre la operación comercial, por ejemplo.
Existen, además, ciertas referencias relacionadas con los aspectos fiscales del servicio que también deberemos indicar.
Estas referencias son las siguientes:
Norma aplicable de exención de IVA
Las facturas que contengan operaciones exentas de IVA deben indicar la norma que determina dicha exención.
Esa norma puede encontrarse en la Ley del Impuesto o en la Directiva europea 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido. La mención debe incluirse incluso cuando en la factura haya varias operaciones y la exención sólo afecte a parte de ellas.
Regímenes especiales del IVA
Los contribuyentes acogidos a los regímenes especiales del IVA harán constar también esta circunstancia.
Sería el caso de la facturación por el destinatario, la inversión del sujeto pasivo, los que se encuentren en el régimen especial de las agencias de viajes, de los bienes usados o el de los objetos de arte, entre otros.
Obligatoriedad por parte del destinatario de pagar IVA en operaciones intracomunitarias
Las facturas emitidas a una empresa residente fuera de España, en la Unión Europea (operaciones intracomunitarias), también suelen indicar al pie la obligación del destinatario de declarar el IVA, a fin de clarificar las obligaciones fiscales.
Con frecuencia se omiten estas menciones por mero desconocimiento. Sin embargo, sí suele incluirse siempre el importe de la retención de IRPF, aún cuando no es obligatorio.
El destinatario debe retener el porcentaje vigente en el momento de efectuar el pago, independientemente de que éste figure o no en la factura.
Incluso si éste no constara y fuera incorrecto, sería responsabilidad del pagador el ingresar a la Agencia Tributaria el importe debido.
Capítulo 6. Errores que debes evitar a la hora de hacer una factura
A veces empresas y autónomos suelen pasar por alto los requisitos que debe observar en el momento de facturar.
Sin embargo, éste es un tema muy importante, puesto que las incorrecciones en materia de facturación pueden causar perjuicios de naturaleza fiscal, tanto para el que emisor como para el destinatario.
Debemos tener cuidado porque un defecto puede privarnos de los derechos que tendríamos si fuera correcta.
Existen ciertos errores generalizados que podemos encontrar de forma repetida y que conviene evitar:
Emitir facturas sin una numeración correlativa
A veces se sigue un criterio de numeración en el que se incluye alguna mención a la fecha a la que corresponde.
Éste es un error grave.
La numeración ha de ser consecutiva, por lo menos en lo que se refiere al periodo anual, y no se puede numerar por series mensuales.
Emitir facturas que no sigan la concordancia entre su número y la fecha de emisión
Las facturas han de ser correlativas y guardar el orden correspondiente con la fecha de emisión. Es la forma de cumplir con el Reglamento de Facturación.
Generar las facturas rectificativas en la misma serie que el resto de facturas
Cuando se emite una factura rectificativa es para corregir un error de una factura emitida y evitar que se “elimine”.
Eso sí, para no mezclarlas, y sobre todo para no descuadrar los resultados al presentar el IVA trimestral, deben tener una numeración y serie diferentes. Se trata de un tipo diferente de factura y debe ir con las de sus mismas características.
No poner en la factura el domicilio fiscal, si no el del local de negocio
En las facturas, tanto expedidas como recibidas, debe figurar siempre el domicilio fiscal comunicado a Hacienda en el modelo 036 (en el caso del autónomo sería su domicilio),
Este debería aparecer independientemente de que, por mayor detalle, se incluya también la dirección del local.
No incluir el domicilio en las facturas simplificadas
Las facturas simplificadas, para tener validez fiscal, deben incluir el NIF y el domicilio del destinatario (además de todos los datos del que la expide).
A menudo consta tan sólo el NIF.
Aunque este motivo no suele ser causa que determine que el gasto no es deducible, el Reglamento de Facturación indica que ese dato debe figurar.
No entregar la factura al destinatario en el plazo reglamentario
Las facturas deben expedirse en el momento de realizar la operación, si el destinatario es un particular, y antes del día 16 del mes siguiente si fuera una empresa o autónomo.
Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes.
No desglosar las cuotas de IVA
La factura ordinaria debe llevar desglosadas las bases, las cuotas y los tipos de IVA aplicados.
La simplificada tiene que indicar igualmente el o los tipos de IVA aplicados, aunque no detalle el importe de las cuotas de manera desglosada.
Puede indicar, adicionalmente, la expresión “IVA incluido”.
No indicar en las facturas de suministros los datos fiscales de la empresa que va a practicar la deducción
En los casos en que el contrato de suministro se mantiene a nombre del propietario, normalmente aparecen sus datos.
Esto es erróneo.
La factura debe incluir los datos del inquilino para que este pueda deducirla como gasto.
Introducir a mano los datos del destinatario en las facturas impresas
A veces, se recibe una factura incorrecta o incompleta y se corrige a mano (con bolígrafo) por encima.
Esto no debe hacerse.
Es posible completar los datos en una factura cubierta a mano en un bloc, pero si se trata de un documento impreso no se puede manipular.
Capítulo 7. Las preguntas más frecuentes sobre facturación
¿Es lo mismo albarán que factura?
Parecen lo mismo pero no lo son.
En principio hay que tener claro que a ojos de Hacienda, factura y albarán son completamente diferentes. A esto hay que sumar que el valor que aportan no es el mismo.
Por un lado, el albarán es simplemente informativo, aunque sirve de justificante con el vendedor. Los datos que refleje la factura sean los mismos. De hecho, una factura puede estar compuesta por varios albaranes.
En el albarán también se incluyen datos de comprador/vendedor, fechas, serie y detalles de la venta.
Consejo: guarda siempre los albaranes junto a su factura correspondiente. Pueden hacerte falta 😉
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas de la empresa?
Guardar una factura sí, pero la duda surge cuando nos preguntamos cuánto tiempo. La norma indica, para comerciantes, que han de conservar toda esa documentación durante 6 años.
A veces pueden surgir problemas de espacio pero, en caso de tener aún facturas en papel, es mejor conservarlas durante el tiempo marcado por si Hacienda nos lo reclama.
¿Se puede emitir una factura con importe cero?
La respuesta, sí, pero tiene varios matices.
En primer lugar, habrá que analizar si el pago se realiza en especie, es decir, sin dinero de por medio pero con una prestación (una especie de intercambio) que también tiene su valor.
Por otra parte, dejando de lado el pago en especie, puede darse el caso de que un cliente adquiera un bien o servicio por una cantidad igual a la que devuelve otro bien o servicio.
Por tanto, el importe sería cero.
Un contrato de compra-venta, ¿tiene la misma validez fiscal que una factura?
Existen muchos tipos de contratos de carácter mercantil: bienes, compra-venta… Lo más relevante sin embargo es la validez fiscal de los documentos.
Imaginemos una compra venta entre dos autónomos o empresas. Dicha operación está sujeta a IVA así que, ¿el contrato sirve como justificante?
Según la ley de IRPF y Sociedades, lo que justifica una operación es la factura o equivalente.
En este caso el contrato de compra-venta sí serviría, así que podríamos deducirnos el gasto.
La cosa cambia cuando hablamos del IVA. En este caso sí o sí se requiere factura para no incumplir el Reglamento de Facturación. Si no tenemos la factura, ante una inspección, podemos tener problemas.
Ya sabes, lo mejor siempre es guardar la factura 🙂
¿Es obligatorio indicar en las facturas la dirección de facturación?
Para Hacienda, el domicilio que tiene validez es el fiscal. Si el titular es una entidad mercantil, puede tener domicilio social y fiscal, y a veces no coinciden.
Los dos constan en el NIF y es la propia empresa la que se lo va a comunicar a Hacienda.
Por un lado, en las facturas hay que indicar el domicilio fiscal. Pero es el fiscal el que hay que poner en las facturas.
Por otro lado, también es bastante habitual indicar la dirección del local de negocio. Incluso se pueden tener distintas series de facturación cuando se tienen distintos locales de negocio. Es la forma de mantener un orden entre las distintas actividades.
También podemos pedir a los proveedores que facturen por separado las mercancías.
Eso sí, sea como sea, la dirección hay que indicarla para no tener problemas a la hora de practicar deducciones.
