Es sabido que las entidades mercantiles deben llevar una contabilidad oficial, de acuerdo con el Plan General Contable en vigor en cada momento. Esto supone una gran diferencia entre ser un empresario autónomo y elegir una figura societaria para el ejercicio de nuestra actividad. El empresario autónomo tan solo debe llevar un registro de facturas, mientras que para llevar el control contable de la empresa hay que disponer de ciertos conocimientos, contar con personal cualificado o bien elegir una gestión externa del servicio.
La contabilidad se contempla como una carga, sin embargo, la información que proporciona al empresario permite gestionar la empresa con más eficacia y distribuir los recursos económicos de manera adecuada. De la contabilidad podemos extraer balances y cuentas de explotación que nos indican en cada momento en qué situación está la empresa: el beneficio estimado en una fecha concreta, las deudas y las facturas pendientes de pago o cobro, los vencimientos de cobros o de pagos, la planificación de impuestos……
Las entidades mercantiles deben presentar cuentas y libros en el Registro Mercantil, por lo que las obligaciones contables son más que evidentes. Sin embargo, para las asociaciones y, en general, para las entidades sin ánimo de lucro, la presentación de los libros contables y cuentas anuales (cuenta de resultados, balance y memoria) no es estrictamente obligatoria, salvo que así lo definan los estatutos de la entidad o se trate de entidades de Utilidad Pública acogidas a la Ley 49/2002. Pero sí es recomendable para dar una imagen sólida de cara a terceros, miembros y asociados.
Las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, en el que se dice:
1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
En el caso de las fundaciones, la presentación de libros y cuentas es obligatoria, debiéndose aprobar éstas hasta seis meses después del cierre del ejercicio.
Por lo tanto, aún sin tener que depositar estados de cuentas, todas las entidades con personalidad jurídica deben llevar una contabilidad ajustada al Plan General Contable en vigor en cada momento, imprescindible, además, si están obligadas a presentar el Impuesto sobre Sociedades.
