| ACTUALIZACIÓN mayo 2014: estamos evaluando el efecto que sobre este tema tiene el artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que establece para las empresas la obligación de que los libros de socios y actas sean llevadosen soporte digital y legalizados por procedimiento telemático anualmente. Los Registros Mercantiles no están aplicando en la actualidad un criterio homogéneo –a la espera de que fije criterio la Dirección General de los Registros y del Notariado, que no se sabe si aclarará qué hacer respecto a las asociaciones que legalizan sus libros en el Registro Mercantil (no sujetas en principio a la citada ley 14/2013). Puede suceder que desaparezcan los libros de actas y socios en papel, en favor de los libros en soporte electrónico, pero también podría suceder que las asociaciones mantengan la capacidad de llevanza de estos libros en papel, a diferencia de lo que se perfila para las sociedades mercantiles (siempre a la espera de que se apruebe el texto del nuevo Código de Comercio). Los libros en soporte papel actualmente legalizados en principio mantendrán su validez hasta su finalización, de forma que la novedad por ahora es para las nuevas legalizaciones de libros. Actualización 26/09/2011: Hemos incluido mención a la sustitución del libro de visitas de inspección de Trabajo por el alta en la aplicación de Libro de Visitas electrónico en algunas Comunidades Autónomas. Actualización 8/10/2010: Hemos incluido mención a la obligación de mantener una relación de todas las personas que aporten o reciban a título gratuito fondos o recursos de la entidad. |
De la propia Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación –a falta de un desarrollo reglamentario de la misma– deducimos qué libros necesariamente debe poseer una asociación. Normalmente, corresponderá al secretario –o cargo al que se asigne la facultad de certificar los acuerdos– la responsabilidad sobre ellos, aunque los estatutos pueden establecer otras responsabilidades. Por ejemplo, en caso de existir tesorero puede corresponderle a él lo relativo a los libros contables.
RELACIÓN DE SOCIOS
La citada Ley no menciona expresamente un libro de socios, sino una «relación actualizada de socios». Nosotros aconsejamos, cuando se trata de asociaciones de un número limitado de socios, que se opte por un libro (se venden en papelerías), ya que facilita este formato unos procesos que dan algún nivel de garantía respecto a su autenticidad y la integridad de la información contenida en él. En cambio, resulta un procedimiento poco apto para entidades con un número extenso de socios.
Al libro de socios se le realiza una diligencia de apertura con el fin de asegurar su autenticidad y dificultar su sustitución. Hay que tener en cuenta que para ciertos procesos resulta esencial en una asociación poder determinar quién es socio y con cuántos socios cuenta la entidad, porque determinadas decisiones deben ser adoptadas por socios de número en ellas es relevante la existencia o no de quorum. Especialmente en situaciones de conflicto interno, el libro de socios puede ganar protagonismo, de ahí la prudencia de legalizarlo.
Dicha legalización se puede realizar por un notario o en el Registro Mercantil correspondiente, incluso aunque la asociación no realice actividades económicas, pues el Registro Mercantil tiene previsto el procedimiento para realizar ciertos trámites relativos a entidades no inscritas en él.
LIBRO DE ACTAS
En un único libro de actas se transcriben las actas de los órganos de gobierno y representación (asamblea y junta directiva). El formato tradicional es el de un libro encuadernado formado por hojas numeradas y que también puede ser adquirido en papelerías (es idéntico al que se emplea en sociedades), e igualmente se legaliza a su inicio en el Registro Mercantil o ante notario.
La irrupción del ordenador como herramienta básica para el registro y tratamiento de la información también en este campo ha introducido modificaciones en los procedimientos tradicionales de actuación. Ahora es bastante habitual escribir las actas por ordenador y, a este fin, cabe la posibilidad de legalizar hojas sueltas en blanco con una numeración correlativa. Dichas hojas se irán imprimiendo según se redacten las actas correspondientes y deberán ser aprobadas y firmadas de igual manera que lo serían en un libro de actas encuadernado. Completado el conjunto de hojas que fueron legalizadas, deben encuadernarse de forma que dificulte la extracción de cualquier hoja y debe conservarse en la asociación el libro así formado.
LIBROS CONTABLES
Los programas informáticos de contabilidad han relegado los antiguos procedimientos manuales de llevanza contable a una existencia prácticamente testimonial, al menos en aquellas asociaciones que, en aplicación de la normativa actual, llevan una contabilidad por partida doble.
Dado que el procedimiento normal es llevar por ordenador la contabilidad, la legalización de los libros contables es posterior a la confección de las cuentas anuales. Dicha legalización se efectúa en el Registro Mercantil correspondiente, al menos si la asociación realiza actividades económicas, si bien algunas asociaciones optan simplemente por autentificar las firmas ante notario.
Hay que mencionar que las asociaciones declaradas de utilidad pública sí cuentan con un Registro específico en el que realizar las legalizaciones de libros y depósitos de cuentas, que es el Registro de Asociaciones que les corresponda. Allí, sin embargo, no se harán cargo de los trámites relativos a libros de asociaciones no declaradas de utilidad pública.
EL «OTRO LIBRO»
Cuando se habla de libros obligatorios en las asociaciones se suele dejar aquí la cuestión. Sin embargo, queremos hacer notar la obligatoriedad de otro libro para buen número de asociaciones. En este caso, al no tener la obligatoriedad nada que ver con la Ley de Asociación, es normal obviar la cuestión.
Estamos hablando del Libro de Visitas de Inspección de Trabajo y Seguridad Social que es preceptivo en cualquier centro de trabajo, sea o no de una entidad no lucrativa, que tenga trabajadores contratados. También puede ser adquirido en algunas papelerías y debe ser habilitado antes de su inicio en la Inspección de Trabajo.
En algunas comunidades autónomas se puede solicitar la sustitución de este Libro de Visitas, en papel, por un alta en la aplicación de Libro de Visitas electrónico, si se dispone en cada centro de trabajo de un ordenador con conexión a Internet y un lector de tarjetas inteligentes.
…Y TODAVÍA ALGO MÁS
La entrada en vigor de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, supone una nueva obligación para muchas entidades no lucrativas.
Efectivamente, dicha norma incluye un artículo expresamente dedicado a fundaciones y asociaciones, como entidades típicamente receptoras y emisoras de donaciones, con la indicación de que deben mantener a disposición del Protectorado –en el caso de las fundaciones–, del Registro en el que están inscritas –en el caso de asociaciones declaradas de utilidad pública, dado que es el organismo ante el que rinden cuentas– y, en cualquier caso, ante los organismos administrativos y judiciales competentes, una relación con la identificación de todas las personas que aporten o reciban a título gratuito fondos o recursos de la entidad.
Debe entenderse que las asociaciones no declaradas de utilidad pública, que no están obligadas a depositar sus cuentas en el Registro de asociaciones, conservarán esta relación en previsión de que se la soliciten. La ley menciona un período mínimo de diez años para esta obligación de conservar estos registros.
Por tanto, podemos incluir entre los «libros» que debe mantener la asociación esta relación, aunque adoptará seguramente forma de archivo informatizado, en un soporte que garantice su conservación y la lectura de los datos durante un período mínimo de diez años. Dado la necesidad de cambio de sistemas que comporta, existe un período de dos años para establecer los sistemas ópticos, magnéticos o electrónicos que cumplan los requerimientos de esta ley (y, dada la velocidad a la que se suceden los cambios tecnológicos en esta materia, requiere un cierto análisis).
Habrá que estudiar las posibles repercusiones de esta norma, puesto que las asociaciones y fundaciones realizan numerosas acciones en las que potencialmente puede incidir: cuestaciones en la calle, venta de lotería de navidad, recepción de donativos en eventos, campañas de emergencia, envíos de dinero…
