Qué hacer con una sociedad que deja de tener actividad

Cuando una sociedad deja de tener actividad, los socios se plantean dos posibilidades: dejarla inactiva temporalmente o disolverla. Ambas opciones son completamente diferentes e implican trámites y obligaciones también distintas. Una sociedad inactiva es una entidad que sigue existiendo, pero que deja de realizar su objeto social. Una entidad disuelta, en cambio, deja de existir como tal.
Obligaciones de la sociedad inactiva
La inactividad supone una baja censal que se comunica a Hacienda a través del modelo 036. Las entidades inactivas deben presentar todos los años el Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Si genera facturas con retención a consecuencia de estos trámites, deberá ingresar esas retenciones en Hacienda con el modelo 111.
Obligaciones de la sociedad disuelta
La disolución es un trámite más complejo y tiene unas implicaciones totalmente diferentes. La sociedad que se disuelve tan solo tiene obligaciones en hasta el momento de su disolución. A partir de entonces, serán los socios los que respondan de deudas o reclamaciones que hayan quedado pendientes.
Para disolver una entidad, primero hay que liquidar las deudas pendientes y luego repartir el haber social. En junta de socios se acuerda el cese del administrador y el nombramiento de un liquidador. Aunque el liquidador puede ser también el mismo administrador que cambia de función.
El liquidador es el encargado de saldar las deudas pendientes y negociar con los acreedores, si fuera preciso. El trámite de liquidación puede extenderse en el tiempo. Mientras tanto, la sociedad sigue activa, aunque se debe hacer constar que se encuentra en liquidación en los documentos comerciales.
Terminado el procedimiento de liquidación, se elabora un balance que refleje la situación económica de la empresa previa a la disolución y se reparte a los socios el haber social restante, si lo hay. Si no hay nada que repartir, se recoge en acta que la cuota de liquidación es cero.
En las sociedades pequeñas, la liquidación y la disolución suelen hacerse en un solo acto. La escritura notarial debe registrarse, cancelando así los asientos y dando por disuelta la entidad. Por último se comunica el hecho a Hacienda.